［国際カンファレンス担当者の3日間］
通訳の心配なくイベントをやり切る方法

こんにちは、TEAM XEROCODE です 🙂

今回は、ひとりの担当者の話から始めてみます。医療機器メーカーでグローバルカンファレンスの準備を任された キムマネージャー。初めて担当する多言語イベントを前に、通訳のことで気をもんだ場面と、それをひとつずつ解きほぐしていった過程を追っていきます。もしかすると、いまこの記事を読んでいる皆さまの話でもあるかもしれませんから 👇

キムマネージャーが最初にしたのは、通訳者の手配見積もりを取ることでした。ところが見積書を見て、しばらく言葉を失います。登壇者15名、英語・中国語・ベトナム語の3言語、2日間の日程。言語ごとに人を立て、時間ごとに人件費が積み上がるため、予算を大きく超えてしまったのです。

「多言語対応そのものを削るしかないのか…」と悩んでいた彼は、上司の勧めでAI同時通訳サービス anessNote を知ります。

anessNote | カンファレンス・講演通訳 ▶ aness.ai/conference

費用のために諦めかけていた多言語通訳の対応を、キムマネージャーはもう一度テーブルの上に戻します。

サービスを決めると、新しい心配が訪れます。登壇者のスライドを開いてみると、発表者の氏名、初公開の製品名、社名などの固有名詞に加えて、業界の専門用語や英語の略語まで詰まっているのです。「壇上で登壇者の名前や製品名が誤った字幕で出たら…」 固有名詞ひとつ間違って出るだけで学会としての専門性が揺らぎかねないことを、キムマネージャーはよく分かっていました。

そこで彼は、イベントの3日前に カスタム用語集 の機能を使います。登壇者の資料から氏名・製品名・重要な用語を抜き出し、あらかじめ登録しておいたのです。

• 👉 登壇者の氏名・製品名・社名といった固有名詞から、複雑な医学・技術用語まで、誤りなく正確に通訳されるように。
• 👉 登録した用語が、毎回同じ表現で一貫して出てくるように。

心配を現場で収めるのではなく、イベント前にあらかじめ防いでおいたわけです。

リハーサル当日の朝。キムマネージャーは舞台を見ながら、もうひとつの心配を抱えます。発表画面と字幕スクリーンを別々に置けば、聴衆の視線が分散してしまう。サブモニターを両側に置くのは費用がかかるうえ、聴衆は首が疲れるだけです。

このとき彼が選んだのは フローティング翻訳字幕 でした。メインの 発表資料の上 に 字幕レイヤーを滑らかに 重ねる方式です。

• 👉 イベントのスライドデザインに合わせて、字幕の透明度・フォントサイズをカスタマイズし、
• 👉 聴衆が画面を行き来する必要なく、1つの画面で発表と通訳を同時に受け取れるように。

リハーサルを見守るキムマネージャーの表情が、少しほどけます。

本番が始まり、すべてが順調に見えました。ところが、ある登壇者の発音が一瞬崩れて言葉がつぶれると、字幕に誤認識された単語が浮かびます。キムマネージャーの背に冷や汗が流れかけた、まさにその瞬間 —

バックステージの運営スタッフが リアルタイム遠隔字幕編集 で即座に誤字を直します。管理者アカウントから修正したテキストは聴衆の画面にリアルタイムで反映され、ほとんどの聴衆は何が起きたのかも気づきませんでした。

• 👉 現場の騒音、ハウリング、口ごもりで うまく拾えなかった単語 も、
• 👉 舞台裏 から静かに、リアルタイムでコントロールできる こと。

キムマネージャーはそこで気づきます。完璧な舞台とはミスがないことではなく、ミスを目立たせずに収めるしくみがあることだと。

イベントが終わり、スタッフが片付けを始めるころ、キムマネージャーの頭には最後の心配が浮かびます。多言語の登壇内容をもう一度聞き直してタイピングし、結果報告書を作らなければならない — これは毎回、担当者を残業に追い込む作業なのです。

ところが今回は違いました。彼は anessAI ダッシュボードから、2つをすぐにダウンロードします。

• 👉 リアルタイム修正まで完了した 原文／通訳文の全文ファイル
• 👉 登壇内容を要点だけまとめた AIレポート

聞き直して書き起こす時間が、まるごとなくなりました。キムマネージャーは予想よりずっと早い時間にノートパソコンを閉じます。

通訳者の見積書を前に言葉を失っていたキムマネージャーは、いま、準備から事後報告書まで通訳の心配なくカンファレンスをひとつやり切りました。

数多くのビジネス現場で得た生きたフィードバック をもとに、anessNote はさらに精度を高めた専門通訳 となって戻ってきました。費用の負担と不安はここで下ろして、世界の聴衆とつながる完璧なグローバルイベントを、ぜひご自身で体験してみてください。

私たちの歩みにご一緒いただけるなら、お気軽にお問い合わせください 🙋‍♂️

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