작성일: 2026년 10월 9일 · 최종 검증일: 2026년 10월 9일
작성 기준: 공공기관 수출상담회·구매상담회 공고와 결과보고 관행, 국제상업회의소(ICC) 인코텀즈 2020, 개인정보 보호법, 자사 상담회 운영 경험
작성 주체: 상담회 매칭 시스템 아네스 비즈매칭과 AI 통역 아네스노트를 만드는 팀제로코드
유의 사항: 상담액·매칭률 같은 성과 지표는 기관마다 정의가 조금씩 다릅니다. 이 사전의 정의와 계산식은 실무에서 가장 널리 쓰이는 방식을 기준으로 정리했으며, 기관 보고서에는 사용한 계산식을 함께 적는 것을 권합니다.
이 글은 수출상담회·구매상담회·비즈니스 매칭 행사를 기획하고 운영하고 보고하는 데 쓰이는 핵심 용어 50개를, 정의·실무 기준값·계산식·흔한 실수와 함께 정리한 실무 용어 사전입니다.
상담회 업무를 처음 맡으면 같은 말을 사람마다 다르게 쓰는 데서 혼란이 시작됩니다. 대행사는 “매칭 120건”이라고 보고하는데 현장에서는 90건만 열렸고, 상사는 “상담액”을 물었는데 담당자는 “계약 예상액”을 답합니다. 용어 정의가 맞지 않으면 예산도, 결과보고도, 다음 행사 계획도 어긋납니다.
용어는 업무 순서대로 7개 묶음으로 나눴습니다. 각 용어는 한 줄 정의로 시작하고, 이어서 실무에서 알아야 할 기준과 주의점을 붙였습니다. 마지막에는 헷갈리는 용어 짝, 성과 지표 계산식 모음, 바이어와 소통할 때 쓰는 국문·영문 대응표를 정리했습니다.
📍 묶음별로 바로 찾기
A. 행사 유형 (1~7): 수출상담회, 구매상담회, 비즈매칭, B2G 구매상담회, 투자 IR 매칭데이, 오픈이노베이션 매칭데이, 온·오프라인 병행 상담회
B. 참가자·운영 주체 (8~14): 셀러, 바이어, 주최·주관·후원, PCO·PEO, 매칭 코디네이터, 해외무역관, 상담 통역
C. 모집·선정 (15~21): 모집 공고, 참가 신청서, 선정 기준, 승인 한도, 바이어 사전 설문, 디렉토리북, 제3자 제공 동의
D. 매칭·일정 (22~31): 사전 매칭, 상호 신청 매칭, AI 추천 매칭, 관리자 매칭, 바이어 지정 방식, 매칭률, 상담 0건 기업, 상담 슬롯, 버퍼 타임, 상담 시간표
E. 당일 운영 (32~38): 테이블 배치, 등록 데스크, QR 체크인, 상담 출석, 노쇼, 리마인드 알림, 현장 매칭
F. 성과·보고 (39~46): 상담 건수, 노쇼율·출석률, 상담액, 계약 예상액, 상담일지, 결과보고서, 로데이터, 사후관리
G. 상담 테이블의 무역 용어 (47~50): MOQ·리드타임, 인코텀즈, OEM·ODM, NDA·LOI·MOU
⏱️ 실무자가 가장 먼저 맞춰야 할 5가지
“확정 매칭”과 “실제 상담”은 다른 숫자다. 결과보고서에는 둘을 반드시 나눠 적는다.
노쇼율의 분모는 “확정 상담 수”다. 참가기업 수로 나누면 숫자가 달라진다.
“상담액”과 “계약 예상액”은 다른 개념이다. 상담액은 논의된 규모, 계약 예상액은 성사 가능성이 높은 금액이다.
“주최”와 “주관”은 역할이 다르다. 보도자료·현수막·보고서 표기에서 자주 틀린다.
입장 체크인과 상담 출석은 다르다. 행사장에 들어왔다고 약속한 테이블에 앉은 것은 아니다.
🏛️ A. 행사 유형
1. 수출상담회 (Export Business Meeting)
국내 수출기업이 해외 바이어와 1:1로 만나 거래를 논의하도록 주최 기관이 바이어를 초청하거나 연결해 여는 상담 행사입니다.
실무에서는 성과의 대부분이 바이어 품질에서 결정됩니다. 바이어 인원보다 국가·품목 적합성과 구매 권한을 먼저 확인하세요. 해외 바이어를 초청한다면 행사 약 90일 전에는 섭외를 시작해야 항공·비자 일정을 맞출 수 있습니다. 준비 일정은 수출상담회 준비 체크리스트를 참고하세요.
2. 구매상담회 (Procurement Meeting)
구매 의사가 있는 기업·유통사·기관이 공급 후보 기업을 만나 구매를 검토하는 상담 행사입니다.
수출상담회가 “판매자 중심”이라면 구매상담회는 “구매자 중심”입니다. 구매자가 필요한 품목·조건을 먼저 공개하고 공급기업이 그에 맞춰 신청하는 구조가 효과적입니다. 대형 유통사 입점 상담회, 대기업 협력사 발굴 상담회가 대표적입니다.
3. 비즈매칭 (Business Matching)
서로 거래하거나 협력할 가능성이 있는 두 그룹의 기업을 조건에 맞게 짝지어 1:1 만남을 주선하는 일, 또는 그런 방식의 행사를 말합니다.
수출상담회·구매상담회·투자 매칭데이는 모두 비즈매칭의 한 형태입니다. 핵심은 “누구와 누구를, 어떤 근거로, 몇 시에 만나게 하는가”이며, 이 과정을 시스템으로 처리하는 도구를 비즈매칭 시스템이라고 부릅니다. 전체 구조는 수출상담회 비즈매칭 시스템이란?에서 정리했습니다.
4. B2G 구매상담회 (Public Procurement Meeting)
공공기관·지자체의 구매 담당자와 공급기업이 만나 공공 조달 가능성을 상담하는 행사입니다.
구매 담당자의 시간이 짧고 한 사람이 여러 기업을 만나야 하므로, 상담 길이를 짧게 하고 공급기업의 조달 등록 여부·혁신제품 지정 여부 같은 정보를 사전에 정리해 두는 것이 중요합니다. 운영법은 공공구매·B2G 구매상담회 운영 가이드에서 다뤘습니다.
5. 투자 IR 매칭데이 (Investor Matching Day)
스타트업과 투자사(VC·액셀러레이터·투자기관)를 1:1로 연결해 투자 상담을 진행하는 행사입니다.
투자사의 선택권이 크기 때문에 투자사가 IR 자료를 보고 만날 기업을 고르는 방식이 흔합니다. 투자 단계·분야·투자 규모 정보를 신청서에서 정확히 받아야 매칭이 성립합니다. 자세한 설계는 투자 IR 매칭데이 운영법을 참고하세요.
6. 오픈이노베이션 매칭데이 (Open Innovation Matching Day)
대기업·수요기관이 해결하고 싶은 과제를 공개하고, 해법을 가진 스타트업과 1:1로 만나는 행사입니다.
수요기업의 과제 정의가 구체적일수록 매칭 품질이 올라갑니다. 과제별로 응모를 받고 수요기업이 사전 검토 후 미팅 대상을 고르는 구조가 일반적입니다. 설계법은 오픈이노베이션 매칭데이 설계법에서 정리했습니다.
7. 온·오프라인 병행 상담회 (Hybrid Business Meeting)
현장 대면 상담과 온라인 화상 상담을 함께 운영하는 상담회입니다.
해외 바이어 일부만 방한할 수 있을 때, 또는 온라인 사전 상담 후 오프라인 본상담으로 이어갈 때 씁니다. 시차와 화상 연결 품질 때문에 온라인 회차는 바이어 현지 업무 시간에 맞춰 따로 여는 것이 좋습니다. 운영법은 온·오프라인 병행 상담회 운영법을 참고하세요.
👥 B. 참가자·운영 주체
8. 셀러·참가기업 (Seller / Exhibitor)
상담회에서 자사 제품·서비스를 소개하고 거래처를 찾는 쪽 기업입니다. 수출상담회에서는 보통 국내 수출기업을 가리킵니다.
“참가기업”은 맥락에 따라 셀러만 뜻하기도 하고 바이어를 포함한 전체를 뜻하기도 합니다. 공고문과 결과보고서에서는 “참가기업(셀러) ○개사, 바이어 ○개사”처럼 구분해 적으세요. 참가기업용 준비 요령은 수출상담회 참가기업 가이드에 정리했습니다.
9. 바이어 (Buyer)
상담회에서 제품·서비스를 구매하거나 수입·유통할 의사를 가진 쪽 기업과 그 담당자입니다.
실무에서 확인할 것은 세 가지입니다. ① 실제 수입·유통 실적이 있는 회사인지 ② 참석자가 구매 결정에 관여하는 직급인지 ③ 이번 행사에서 찾는 품목이 무엇인지. 이 세 가지를 사전 설문(19번)으로 받아 두면 매칭과 결과보고가 모두 쉬워집니다.
10. 주최·주관·후원 (Host / Organizer / Sponsor)
주최는 행사를 열기로 결정하고 책임지는 기관, 주관은 실제 기획·운영을 맡는 기관, 후원은 이름이나 자원을 보태는 기관입니다.
예를 들어 “문화체육관광부 주최, 한국관광공사 주관”이라면 정책 책임은 부처에, 운영 책임은 공사에 있습니다. 운영 대행사는 보통 주관 기관과 계약한 수행사이며 주최·주관 표기에 들어가지 않습니다. 현수막·보도자료·결과보고서 표기 전 계약 문서로 역할을 확인하세요.
11. PCO·PEO (운영 대행사)
PCO(Professional Convention Organizer)는 국제회의·컨벤션 기획·운영 전문 업체, PEO(Professional Exhibition Organizer)는 전시회 기획·운영 전문 업체입니다.
상담회 운영을 위탁할 때는 바이어 섭외, 매칭·시간표, 통역, 현장 운영, 결과보고 중 어디까지 직접 수행하고 어디를 재위탁하는지 확인해야 합니다. 대행사 선정 기준은 수출상담회 운영 대행사 고르는 법에서 정리했습니다.
12. 매칭 코디네이터 (Matching Coordinator)
참가기업과 바이어의 매칭을 조율하고, 상담 0건 기업을 보정하며, 일정 변경을 처리하는 운영 담당자입니다.
매칭 기간에는 미응답 요청 독려와 관리자 매칭을, 행사 당일에는 노쇼 대응과 시간 변경을 맡습니다. 인원이 부족하면 상담 0건 기업과 당일 혼선이 가장 먼저 늘어납니다. 테이블 10~15개당 1명을 출발점으로 잡으세요.
13. 해외무역관 (Overseas Trade Office)
KOTRA가 해외 주요 도시에 운영하는 현지 사무소로, 현지 바이어 발굴·시장 정보 제공·상담 주선을 지원합니다.
상담회 주최 기관은 바이어 섭외나 바이어 기업 정보 확인을 무역관과 연계하는 경우가 많습니다. 대행사가 “무역관 연계”를 제안했다면, 연계 범위가 바이어 추천인지, 섭외 대행인지, 정보 확인인지 구체적으로 확인하세요.
14. 상담 통역 — 순차·위스퍼링·AI 통역
상담 테이블에서 셀러와 바이어의 대화를 통역하는 일입니다. 말이 끝난 뒤 옮기는 순차 통역, 옆에서 낮은 목소리로 동시에 옮기는 위스퍼링 통역, AI가 음성을 인식해 번역하는 AI 통역이 주로 쓰입니다.
1:1 상담회에서는 순차 통역이 가장 흔합니다. 순차 통역은 대화 시간이 거의 두 배로 늘어나므로 상담 슬롯을 길게 잡아야 합니다. 통역 방식별 비용과 배치는 상담회 통역 운영법에서, 기밀 상담에 AI 통역을 쓸 때의 기준은 기밀 상담 AI 통역 보안 체크리스트에서 다뤘습니다.
📝 C. 모집·선정
15. 모집 공고 (Call for Participants)
상담회 참가기업이나 바이어를 모집하기 위해 행사 개요·지원 대상·지원 내용·신청 방법·선정 기준을 알리는 문서입니다.
공고문에 반드시 들어갈 것은 신청 기간, 지원 대상 요건, 참가 혜택(비용 지원 범위), 선정 기준과 발표 일정, 문의처입니다. 선정 기준을 공고에 적어 두면 탈락 문의에 일관되게 답할 수 있습니다. 작성법은 상담회 참가 신청서·모집 공고 작성법을 참고하세요.
16. 참가 신청서 (Application Form)
참가 희망 기업이 기업 정보·품목·희망 상대·희망 시간대·첨부 서류를 제출하는 양식입니다.
신청서 항목은 곧 매칭 품질입니다. 품목과 희망 분야는 선택형으로 받고 자유 기술란을 함께 두세요. 항목이 지나치게 많으면 신청 완료율이 떨어지므로, 선정과 매칭에 실제로 쓰는 항목만 필수로 둡니다.
17. 선정 기준·선정 평가 (Selection Criteria)
신청 기업 중 참가 기업을 고르는 기준과 그 평가 절차입니다.
수출상담회에서는 “초청 바이어의 관심 품목과 맞는가”를 가장 중요한 기준으로 두는 것을 권합니다. 바이어 명단을 먼저 확정하고 품목 분포를 본 뒤 셀러를 선정하면 상담 0건 기업이 크게 줄어듭니다. 선착순 선정이라면 그 사실을 공고에 명시하세요.
18. 승인 한도 (Approval Cap)
그룹별로 참가를 승인할 수 있는 최대 기업 수입니다.
감으로 정하지 말고 계산하세요. 수용 가능한 상담 수 = 바이어 테이블 수 × 회차 수입니다. 예를 들어 테이블 20개 × 10회차 = 200건이고, 셀러 1곳당 평균 4건을 목표로 하면 셀러는 50곳 안팎이 적정합니다. 매칭 기간의 추가 수요에 대비해 한도의 80~90%만 먼저 승인하는 것도 방법입니다.
19. 바이어 사전 설문 (Buyer Profile Survey)
초청 바이어에게 회사 정보, 참석자 권한, 주력 품목, 이번 행사 관심 품목과 희망 조건을 미리 받는 설문입니다.
사전 설문은 바이어 검증, 매칭, 셀러 사전 안내, 결과보고에 모두 쓰입니다. 최소한 회사명·홈페이지·업종, 참석자 직급, 관심 품목, 희망 조건(최소 주문량·인증·가격대), 상담 가능 언어는 받으세요.
20. 디렉토리북 (Company Directory)
참가기업(또는 바이어)의 기업 소개·품목·연락처를 모은 소개 책자나 온라인 목록입니다.
바이어가 상담 전에 셀러를 고르고 준비하는 자료이므로, 영문 기업 소개와 대표 제품 사진이 가장 중요합니다. 인쇄본은 마감이 일러 명단 변경을 반영하기 어려우니, 온라인 목록을 기본으로 하고 인쇄본은 최소화하는 추세입니다. 연락처를 싣는다면 제3자 제공 동의(21번)를 받아야 합니다.
21. 제3자 제공 동의 (Consent to Third-Party Disclosure)
참가기업 담당자의 개인정보를 매칭 상대방(바이어 등)에게 제공하기 위해 신청 단계에서 받는 동의입니다.
개인정보 보호법은 제3자 제공 동의를 받을 때 제공받는 자, 이용 목적, 제공 항목, 보유 기간, 거부권과 거부 시 불이익을 알리도록 정하고 있습니다. 수집·이용 동의, 제3자 제공 동의, 상담 기록 동의(선택)를 목적별로 나눠 받으세요. 녹음·기록 동의는 상담 기록 동의 가이드를 참고하세요.
🔗 D. 매칭·일정
22. 사전 매칭 (Pre-matching)
행사 전에 셀러와 바이어의 상담 상대와 시간을 미리 확정하는 일입니다.
사전 매칭이 없는 상담회는 현장에서 인기 바이어에게 줄이 몰리고 나머지 테이블은 비는 일이 반복됩니다. 매칭 기간은 최소 2주, 시간표 확정 후 공지 기간은 최소 7일을 확보하세요. 이 두 구간을 줄이면 0건 기업과 노쇼가 함께 늘어납니다.
23. 상호 신청 매칭 (Mutual Request Matching)
참가자가 상대 그룹 목록을 보고 미팅을 신청하고, 상대가 수락하면 미팅이 성립하는 방식입니다.
양쪽 모두 적극적인 B2B 밋업이나 투자 매칭에 잘 맞습니다. 다만 인기 기업에 신청이 몰리고 수락 대기가 길어지므로, 중간 점검에서 미응답 요청을 독려하고 기업별 신청 상한을 두는 것이 좋습니다.
24. AI 추천 매칭 (AI-recommended Matching)
신청서의 품목·규모·관심 분야를 비교해 시스템이 적합한 상대 후보와 추천 근거를 제시하는 방식입니다.
AI 추천은 후보를 찾는 도구이지 매칭을 자동 확정하는 도구가 아닙니다. 최종 성립은 참가자의 신청·수락이나 운영자의 확정으로 이뤄집니다. 추천 품질은 신청서 정보 품질을 따라가므로, “기타”만 적은 기업은 정보를 보완하게 하세요. 방식별 비교는 비즈매칭 방식 3가지 비교에 정리했습니다.
25. 관리자 매칭·대리 수락 (Admin Matching / Proxy Acceptance)
운영자가 직접 셀러와 바이어를 매칭하거나, 시스템 접속이 어려운 바이어를 대신해 미팅을 수락·변경하는 일입니다.
해외 바이어는 매칭 시스템에 자주 접속하지 않는 경우가 많습니다. 담당자가 메일로 바이어 의사를 확인한 뒤 관리자 권한으로 수락하면 대기 시간이 크게 줄어듭니다. 대리 수락은 반드시 바이어 의사를 확인한 기록을 남기고 처리하세요.
26. 바이어 지정 방식 (Buyer Selection)
바이어가 셀러 목록이나 소개 자료를 보고 만나고 싶은 기업을 고르는 매칭 방식입니다.
바이어 만족도가 높고 상담의 질이 좋아지지만, 선택받지 못한 셀러가 생깁니다. 바이어 지정과 관리자 매칭을 함께 써서 “바이어 지정 우선, 미선택 셀러는 관리자 보정”으로 운영하는 것이 일반적입니다.
27. 매칭률 (Matching Rate)
참가 승인 기업 중 1건 이상 상담이 확정된 기업의 비율입니다.
매칭률 = 상담 1건 이상 확정된 기업 수 ÷ 참가 승인 기업 수 × 100
기관에 따라 “신청 대비 확정 미팅 비율”을 매칭률로 쓰기도 하므로, 보고서에는 계산식을 함께 적으세요. 매칭률이 100%여도 기업당 상담 수가 1건뿐이라면 성과가 낮을 수 있으니 기업당 평균 상담 수와 함께 봅니다.
28. 상담 0건 기업 (Zero-meeting Company)
참가가 승인됐지만 확정된 상담이 하나도 없는 기업입니다.
상담회 만족도를 가장 크게 떨어뜨리는 원인입니다. 매칭 1차 마감 직후(D-14 전후) 미팅 수 기준으로 정렬해 0건·1건 기업을 찾아 관리자 매칭으로 보정하세요. 품목이 맞는 바이어가 없다면 행사 전에 솔직하게 알리고 대안을 안내하는 것이 당일 현장에서 알게 하는 것보다 낫습니다.
29. 상담 슬롯 (Meeting Slot)
한 번의 상담에 배정되는 시간 단위입니다. 보통 20~40분 사이로 정합니다.
통역이 있는 해외 바이어 상담은 순차 통역으로 대화 시간이 늘어나므로 30분 이상을 권합니다. 짧은 슬롯은 상담 수를 늘리지만 깊이가 얕아지고, 긴 슬롯은 반대입니다. 슬롯 설계는 상담 슬롯·시간표 설계법에서 자세히 다뤘습니다.
30. 버퍼 타임 (Buffer Time)
연속된 상담 사이에 두는 이동·정리 시간입니다.
셀러가 테이블을 옮겨 다니는 구조라면 5분 정도를 출발점으로 잡으세요. 버퍼가 없으면 앞 상담이 조금만 길어져도 뒤 시간표 전체가 밀립니다. 점심 전후와 오후 중간에는 더 긴 휴식 회차를 두면 지연을 흡수할 수 있습니다.
31. 상담 시간표 (Meeting Schedule)
테이블별·회차별로 누가 누구를 만나는지 정리한 일정표입니다. 전체 운영 시간표, 테이블별 시간표, 기업별 개인 시간표로 나눠 씁니다.
현장 배포용으로는 테이블 앞 부착용, 바이어·통역사 전달용, 운영 데스크용 세 가지를 준비하세요. 같은 시간·같은 테이블 중복과, 한 기업이 같은 시간에 두 상담을 잡는 충돌이 가장 흔한 오류입니다. 엑셀로 관리할 때의 한계는 엑셀 수작업 vs 매칭 시스템 비교에서 다뤘습니다.
🏢 E. 당일 운영
32. 테이블 배치 — 바이어 고정·셀러 이동
바이어가 정해진 테이블에 앉아 있고 셀러가 시간표에 따라 테이블을 옮겨 다니는 배치 방식으로, 국내 수출상담회에서 가장 많이 씁니다.
바이어 이동을 줄여 바이어 피로와 혼선을 막는 장점이 있습니다. 테이블 번호를 크게 표시하고, 바이어 명찰과 시간표에 테이블 번호를 함께 넣으세요. 통역사는 보통 바이어 테이블에 고정 배치합니다.
33. 등록 데스크 (Registration Desk)
참가자가 도착해 본인 확인을 하고 명찰과 자료를 받는 접수 창구입니다.
줄은 바이어·VIP, 사전등록, 현장등록, 문의·재출력 네 가지로 나누고, 행사 시작 1시간 전에 여는 것을 권합니다. 장비와 인력 수는 총인원이 아니라 가장 붐비는 30분의 입장 인원으로 계산합니다. 자세한 기준은 행사 등록·명찰·QR 체크인 견적 기준을 참고하세요.
34. QR 체크인 (QR Check-in)
참가자에게 미리 보낸 QR 코드를 현장에서 스캔해 입장이나 출석을 기록하는 방식입니다.
명단 검색 시간을 줄이고 출석 데이터를 자동으로 남깁니다. QR을 찾지 못하는 참가자를 위해 이름과 휴대폰 번호 뒷자리로 검색하는 대체 절차를 준비하세요. 행사장 와이파이가 불안정할 수 있으니 오프라인 명단도 함께 둡니다.
35. 상담 출석 (Meeting Attendance)
확정된 상담에 셀러와 바이어가 실제로 테이블에 앉았는지 기록하는 것입니다. 행사장 입장 기록과는 다릅니다.
결과보고서의 “실제 상담 수”와 “노쇼율”은 입장 기록이 아니라 상담 출석 기록에서 나옵니다. 양쪽이 모두 출석했을 때 상담 성립으로 기록하고, 상담 시작 후 5분 안에 체크인을 처리하는 원칙을 두세요.
36. 노쇼 (No-show)
사전에 취소 연락 없이 확정된 상담에 나타나지 않는 것입니다.
사전에 취소를 알린 것은 “취소”로, 연락 없이 오지 않은 것은 “노쇼”로 구분해 기록하세요. 노쇼는 상대방의 시간을 통째로 비우므로 상담회 만족도에 큰 영향을 줍니다. 사전 참석 확인, 당일 알림, 출석 확인, 빈 슬롯 대체 절차를 함께 운영해야 줄어듭니다. 운영 매뉴얼은 상담회 노쇼 줄이는 법에 정리했습니다.
37. 리마인드 알림 (Reminder)
참가자에게 상담 일정과 장소를 다시 알리는 메시지입니다. 행사 며칠 전, 당일 아침, 상담 직전에 나눠 보내는 것이 일반적입니다.
문구에는 행사장 층·홀 이름, 테이블 번호 확인 방법, 운영 데스크 위치, 당일 연락처를 꼭 넣으세요. 당일 걸려 오는 문의 전화의 대부분이 이 네 가지입니다. 해외 바이어에게는 영문으로, 현지 시간 표기 없이 행사지 시간으로 통일해 보냅니다.
38. 현장 매칭·워크인 상담 (On-site Matching / Walk-in Meeting)
사전에 잡히지 않은 상담을 행사 당일 현장에서 추가로 연결하는 것입니다.
노쇼로 생긴 빈 슬롯이나 바이어가 현장에서 추가로 원하는 기업을 연결할 때 씁니다. 현장 매칭도 시간표에 등록하고 출석 체크를 해야 결과보고서에 반영됩니다. 기록 없이 진행된 상담은 실적에서 빠집니다.
📊 F. 성과·보고
39. 상담 건수 — 확정 매칭 vs 실제 상담
확정 매칭 건수는 행사 전에 시간표에 확정된 상담 수, 실제 상담 건수는 행사 당일 양쪽이 출석해 실제로 진행된 상담 수입니다.
두 숫자의 차이가 노쇼와 당일 취소입니다. 대행사 보고에서 “매칭 ○건”만 있다면 어느 숫자인지 반드시 확인하세요. 결과보고서에는 둘을 나란히 적고, 현장 매칭으로 추가된 상담은 별도로 표시합니다.
40. 노쇼율·출석률 (No-show Rate / Attendance Rate)
노쇼율은 확정 상담 중 한쪽 이상이 나타나지 않은 상담의 비율, 출석률은 확정 상담 중 실제로 진행된 상담의 비율입니다.
노쇼율 = 미출석 상담 수 ÷ 확정 상담 수 × 100
상담 출석률 = 실제 진행 상담 수 ÷ 확정 상담 수 × 100
분모를 참가기업 수로 쓰면 숫자가 전혀 달라지므로 주의하세요. 셀러 노쇼와 바이어 노쇼를 나눠 보면 원인을 찾기 쉽습니다.
41. 상담액 (Consultation Amount)
상담 과정에서 양측이 논의한 거래 규모를 금액으로 합산한 값입니다. 흔히 미화(USD)로 집계합니다.
상담액은 “논의된 규모”이지 계약 금액이 아닙니다. 산정 근거(바이어가 제시한 연간 구매 의향 금액인지, 첫 주문 예상 금액인지)를 정하고 상담일지에 함께 기록해야 부풀려지지 않습니다. 근거 없이 합산한 상담액은 결과보고서의 신뢰를 떨어뜨립니다.
42. 계약 예상액·계약 추진액 (Expected Contract Amount)
상담 결과 계약 성사 가능성이 높다고 판단되는 건의 예상 금액입니다. 행사 현장이나 직후에 계약·발주가 이뤄진 금액은 현장 계약액으로 따로 집계합니다.
“계약 가능성 높음”의 판단 기준(샘플 발송 합의, 견적 요청, 조건 협의 진행 등)을 미리 정해 두세요. 3개월·6개월 후속 조사(46번)로 실제 계약 여부를 확인해 업데이트하면 다음 해 예산 근거가 됩니다.
43. 상담일지 (Meeting Notes / Consultation Log)
상담별로 참석자, 논의 품목, 주요 조건, 상대방 반응, 후속 조치를 정리한 기록입니다.
결과보고서의 상담액·계약 예상액·후속 조치 집계는 모두 상담일지에서 나옵니다. 상담 직후 작성하지 않으면 내용이 빠르게 흐려지므로, 양식을 미리 정하고 상담 종료 즉시 작성하게 하세요. 최소 항목은 상담 일시·상대 기업, 관심 품목, 논의 조건(가격·물량·인증), 상대 반응, 후속 조치와 기한입니다.
44. 결과보고서 (Result Report)
행사 종료 후 참가 규모, 상담 실적, 노쇼율, 상담액·계약 예상액, 만족도, 개선점을 정리해 주최·주관 기관에 제출하는 보고서입니다.
숫자마다 측정 방법과 계산식을 적고, 확정 매칭과 실제 상담을 구분하세요. 추정치는 추정치라고 밝혀야 합니다. 구성과 필수 항목은 수출상담회 결과보고서 작성 가이드에서 정리했습니다.
45. 로데이터·원자료 (Raw Data)
결과보고서의 숫자를 만든 기초 데이터입니다. 참석자 명단, 매칭·미팅 이력, 출석 기록, 상담일지가 해당합니다.
보고서만 받고 로데이터를 받지 않으면 숫자를 검증할 수 없고, 다음 행사에 데이터가 이어지지 않습니다. 대행사 계약서에 원자료 엑셀 제출과 발주기관 귀속 조항을 넣으세요. 개인정보가 포함되므로 보관·파기 기준도 함께 정합니다.
46. 사후관리·후속 조사 (Follow-up)
상담 이후 참가기업과 바이어의 후속 연락, 샘플 발송, 견적, 계약 진행 상황을 확인하고 지원하는 일입니다.
상담회의 실제 성과는 행사 후 3~6개월에 드러납니다. 행사 직후, 3개월, 6개월 시점에 참가기업 대상 후속 조사를 하고, 계약 예상액을 실제 계약액으로 업데이트하세요. 후속 조사 설문은 짧을수록 응답률이 높습니다.
🤝 G. 상담 테이블의 무역 용어
상담회 운영자가 직접 협상하지는 않지만, 상담일지와 결과보고서를 읽으려면 아래 용어는 알아야 합니다. 셀러 사전 교육 자료에 넣어도 좋습니다.
47. MOQ·리드타임 (Minimum Order Quantity / Lead Time)
MOQ는 공급자가 받는 최소 주문 수량, 리드타임은 주문을 받은 뒤 제품을 출고(또는 납품)하기까지 걸리는 기간입니다.
바이어가 첫 상담에서 가장 많이 묻는 두 가지입니다. 셀러는 상담 전에 MOQ와 리드타임, 샘플 제공 조건(무상·유상, 배송비 부담)을 정리해 두어야 상담이 다음 단계로 넘어갑니다. 상담일지에도 이 세 항목을 기록하면 후속 관리가 쉬워집니다.
48. 인코텀즈 — EXW·FOB·CIF·DDP (Incoterms)
인코텀즈는 국제상업회의소(ICC)가 정한 무역 거래 조건으로, 매도인과 매수인이 비용과 위험을 어디서 넘기는지 정합니다. 현재 기준은 인코텀즈 2020입니다.
조건 | 뜻 | 위험이 넘어가는 지점 | 상담에서 주의할 점 |
|---|---|---|---|
EXW (Ex Works) | 공장 인도 | 매도인 공장·창고에서 물품을 인도할 때 | 매도인 부담이 가장 적지만 수출 통관도 매수인 몫이라 해외 바이어가 꺼리는 경우가 많음 |
FOB (Free On Board) | 본선 인도 | 선적항에서 물품이 본선에 적재될 때 | 해상·내수로 운송에만 쓰는 조건, 운임은 매수인 부담 |
CIF (Cost, Insurance and Freight) | 운임·보험료 포함 인도 | 선적항에서 본선에 적재될 때(비용은 도착항까지 매도인 부담) | 비용 부담 지점과 위험 이전 지점이 다르다는 점이 자주 혼동됨 |
DDP (Delivered Duty Paid) | 관세 지급 인도 | 매수인 지정 장소에서 수입 통관을 마친 물품을 인도할 때 | 매도인이 수입국 관세·통관까지 부담, 견적 시 비용을 충분히 반영해야 함 |
상담에서 가격을 말할 때는 반드시 조건을 함께 말해야 합니다. “개당 10달러”와 “FOB 부산 개당 10달러”는 전혀 다른 제안입니다.
49. OEM·ODM (Original Equipment / Design Manufacturing)
OEM은 주문자가 설계한 제품을 주문자 상표로 생산해 주는 방식, ODM은 제조업체가 설계·개발까지 맡아 주문자 상표로 생산해 주는 방식입니다.
해외 바이어가 “자체 브랜드로 팔고 싶다”고 하면 OEM·ODM 상담입니다. 셀러는 자사 브랜드 판매, OEM, ODM 중 가능한 범위와 최소 수량을 미리 정해 두세요. 상담일지에는 거래 형태를 구분해 기록해야 후속 지원 방향이 정해집니다.
50. NDA·LOI·MOU
NDA는 상담·검토 과정에서 오간 비밀 정보를 보호하는 비밀유지계약, LOI는 거래 의사를 밝히는 의향서, MOU는 협력 방향에 합의했음을 확인하는 양해각서입니다.
NDA는 일반적으로 법적 구속력이 있는 계약이지만, LOI와 MOU는 문구에 따라 구속력이 없는 경우가 많습니다. 상담회 현장에서 체결하는 MOU는 성과로 보고되기 쉽지만, 실제 거래로 이어졌는지는 후속 조사로 확인해야 합니다. 결과보고서에는 “MOU ○건”과 “계약 ○건”을 구분해 적으세요.
⚖️ 헷갈리는 용어 짝 — 한눈에 비교
용어 짝 | 차이 | 실무에서 지킬 원칙 |
|---|---|---|
주최 vs 주관 | 주최는 책임 기관, 주관은 운영 기관 | 표기 전 계약 문서로 확인, 대행사는 보통 표기하지 않음 |
확정 매칭 vs 실제 상담 | 행사 전 확정 수 vs 당일 진행 수 | 보고서에 둘 다 적고 차이(노쇼·취소)를 설명 |
노쇼 vs 취소 | 연락 없는 불참 vs 사전에 알린 불참 | 따로 기록, 취소는 빈 슬롯 대체 대상 |
입장 vs 상담 출석 | 행사장에 들어옴 vs 약속한 테이블에 앉음 | 성과 지표는 상담 출석 기준 |
매칭률 vs 기업당 평균 상담 수 | 1건 이상 잡힌 기업 비율 vs 기업당 상담 건수 | 두 지표를 함께 보고 |
상담액 vs 계약 예상액 vs 현장 계약액 | 논의 규모 vs 성사 가능성 높은 금액 vs 실제 계약 금액 | 각각의 산정 근거를 상담일지에 기록 |
MOU vs 계약 | 협력 의사 확인 vs 구속력 있는 거래 합의 | 보고서에서 건수를 구분 |
셀러 vs 참가기업 | 판매 쪽 기업 vs 맥락에 따라 전체 참가자 | 공고·보고서에서 그룹을 명시 |
사전 매칭 vs 현장 매칭 | 행사 전 확정 vs 당일 추가 연결 | 현장 매칭도 시간표에 등록하고 출석 체크 |
🧮 성과 지표 계산식 모음
결과보고서와 중간 점검에 바로 쓰는 계산식입니다. 보고서에는 사용한 계산식을 함께 적으세요.
지표 | 계산식 | 쓰는 시점 |
|---|---|---|
수용 가능 상담 수 | 바이어 테이블 수 × 회차 수 | 기획·승인 한도 설정 |
매칭률 | 상담 1건 이상 확정 기업 ÷ 참가 승인 기업 × 100 | 매칭 기간·결과보고 |
기업당 평균 상담 수 | 확정(또는 실제) 상담 수 × 2 ÷ 참가 기업 수(셀러+바이어) | 결과보고, 그룹별로 나눠 계산하면 더 정확 |
테이블 가동률 | 배정된 슬롯 수 ÷ 전체 슬롯 수 × 100 | 시간표 확정·다음 행사 규모 결정 |
노쇼율 | 미출석 상담 수 ÷ 확정 상담 수 × 100 | 당일·결과보고 |
상담 출석률 | 실제 진행 상담 수 ÷ 확정 상담 수 × 100 | 결과보고 |
후속 진행률 | 후속 단계(샘플·견적·조건 협의) 진행 상담 수 ÷ 실제 상담 수 × 100 | 3개월·6개월 후속 조사 |
참가 경쟁률 | 신청 기업 수 ÷ 승인 기업 수 | 모집 성과 보고 |
기업당 평균 상담 수에서 상담 수에 2를 곱하는 이유는 상담 1건에 셀러와 바이어 두 기업이 참여하기 때문입니다. 셀러 기준으로만 볼 때는 “실제 상담 수 ÷ 셀러 수”로 계산합니다.
🌐 바이어와 소통할 때 쓰는 국문·영문 대응표
국문 | 영문 |
|---|---|
수출상담회 / 비즈매칭 | Export Business Meeting / B2B Matchmaking |
1:1 상담 | One-on-one Business Meeting |
상담 시간표 / 개인 일정표 | Meeting Schedule / Personal Meeting Agenda |
테이블 번호 | Table No. |
참가기업 디렉토리 | Company Directory / Exhibitor Catalog |
바이어 사전 설문 | Buyer Profile Form / Pre-event Questionnaire |
등록 데스크 / 바이어 전용 데스크 | Registration Desk / Buyer Desk |
참석 확인 | Attendance Confirmation (RSVP) |
노쇼 | No-show |
일정 변경 요청 | Rescheduling Request |
상담일지 | Meeting Notes / Consultation Record |
후속 미팅 | Follow-up Meeting |
최소 주문 수량 / 납기 | MOQ / Lead Time |
샘플 요청 | Sample Request |
비밀유지계약 / 의향서 / 양해각서 | NDA / LOI / MOU |
✅ 용어 정리 실무 체크리스트
모집 공고와 신청서에서 그룹 이름(셀러·바이어·참가기업)을 하나로 통일했는가
주최·주관·후원 표기를 계약 문서로 확인했는가
승인 한도를 “테이블 수 × 회차 수”로 계산했는가
매칭률·노쇼율의 계산식을 사전에 정해 대행사와 공유했는가
확정 매칭과 실제 상담을 나눠 집계하도록 출석 체크를 설계했는가
노쇼와 취소를 구분해 기록하도록 현장 인력에게 교육했는가
상담일지에 상담액·계약 예상액의 산정 근거 칸을 두었는가
결과보고서에 MOU와 계약 건수를 구분했는가
로데이터 제출과 보관·파기 기준을 계약서에 넣었는가
셀러 사전 교육 자료에 MOQ·리드타임·인코텀즈를 포함했는가
🤝 이 용어들을 시스템으로 관리하려면
매칭률, 노쇼율, 테이블 가동률, 기업당 상담 수는 시간표와 출석 기록이 한곳에 있어야 정확하게 나옵니다. 아네스 비즈매칭은 참가 신청·승인, 상호 신청·AI 추천·관리자 매칭, 시간표 자동 배정, 당일 알림, 미팅별 출석 체크, 결과 보고서와 로데이터를 한 시스템에서 처리합니다. 2026 관광기업 이음주간에서는 4개 상담회, 71개 테이블, 128개사, 확정 매칭 349건을 운영해 현장 노쇼 0건을 기록했습니다. 아네스노트를 함께 쓰면 상담 테이블의 통역과 상담일지까지 이어집니다.
기능과 도입 방법은 아네스 비즈매칭 FAQ에 정리했습니다.
🙋 자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1. 수출상담회와 구매상담회는 무엇이 다른가요?
수출상담회는 국내 수출기업이 해외 바이어를 만나 판매를 논의하는 판매자 중심 행사이고, 구매상담회는 구매 의사가 있는 기업·기관이 공급 후보를 만나는 구매자 중심 행사입니다. 구매상담회는 구매자가 필요한 품목과 조건을 먼저 공개하는 구조가 효과적입니다.
Q2. 비즈매칭이란 무엇인가요?
거래나 협력 가능성이 있는 두 그룹의 기업을 조건에 맞게 짝지어 1:1 만남을 주선하는 일, 또는 그런 방식의 행사입니다. 수출상담회·구매상담회·투자 매칭데이가 모두 비즈매칭의 한 형태입니다.
Q3. 매칭률은 어떻게 계산하나요?
실무에서는 참가 승인 기업 중 상담이 1건 이상 확정된 기업의 비율로 계산하는 경우가 많습니다. 기관에 따라 신청 대비 확정 미팅 비율을 쓰기도 하므로, 보고서에는 사용한 계산식을 함께 적으세요.
Q4. 노쇼율의 분모는 무엇인가요?
확정 상담 수입니다. 노쇼율 = 미출석 상담 수 ÷ 확정 상담 수 × 100으로 계산합니다. 참가기업 수로 나누면 전혀 다른 숫자가 나오므로 주의하세요.
Q5. 상담액과 계약 예상액은 어떻게 다른가요?
상담액은 상담에서 논의된 거래 규모의 합계이고, 계약 예상액은 그중 성사 가능성이 높다고 판단한 건의 예상 금액입니다. 현장에서 실제로 계약된 금액은 현장 계약액으로 따로 집계합니다. 각각의 산정 근거를 상담일지에 남겨야 신뢰할 수 있는 숫자가 됩니다.
Q6. 주최와 주관은 어떻게 구분하나요?
주최는 행사를 열기로 결정하고 책임지는 기관, 주관은 실제 기획과 운영을 맡는 기관입니다. 운영 대행사는 보통 주관 기관과 계약한 수행사이므로 주최·주관 표기에는 들어가지 않습니다.
Q7. 상담 슬롯은 몇 분이 적당한가요?
통역이 있는 해외 바이어 상담은 30분 이상, 통역이 없는 국내 B2B 상담은 20~30분을 출발점으로 잡으세요. 셀러가 테이블을 옮겨 다닌다면 상담 사이에 5분 정도의 버퍼 타임을 둡니다.
Q8. FOB와 CIF는 무엇이 다른가요?
둘 다 선적항에서 물품이 본선에 적재될 때 위험이 매수인에게 넘어갑니다. 차이는 비용으로, FOB는 운임을 매수인이 부담하고 CIF는 도착항까지의 운임과 보험료를 매도인이 부담합니다. 두 조건 모두 해상·내수로 운송에 쓰는 조건입니다.
Q9. MOU를 체결하면 계약 실적으로 보고해도 되나요?
MOU는 협력 의사를 확인하는 문서로, 문구에 따라 법적 구속력이 없는 경우가 많습니다. 결과보고서에는 MOU 건수와 계약 건수를 구분해 적고, 후속 조사로 실제 계약 전환 여부를 확인하세요.
Q10. 결과보고서에 꼭 필요한 숫자는 무엇인가요?
참가 규모(그룹별), 확정 매칭 수, 실제 상담 수, 노쇼율, 기업당 평균 상담 수, 상담액·계약 예상액과 산정 근거, 후속 조치 현황, 만족도와 응답률입니다. 숫자마다 계산식을 적고 로데이터를 함께 보관하세요.
📚 참고 자료
국제상업회의소(ICC), Incoterms® rules — 인코텀즈 2020 거래 조건
개인정보 보호법 — 제17조(개인정보의 제공) 제3자 제공 동의 고지 사항
지표 정의·계산식, 실무 기준값(상담 슬롯, 버퍼 타임, 승인 한도, 코디네이터 인원), 국문·영문 대응표는 공공기관 상담회 결과보고 관행과 자사 운영 경험에 기반한 정리입니다
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요약: 상담회 실무에서 가장 자주 어긋나는 용어는 확정 매칭과 실제 상담, 노쇼와 취소, 입장과 상담 출석, 상담액과 계약 예상액, 주최와 주관, MOU와 계약입니다. 이 용어들의 정의와 계산식을 기획 단계에서 대행사·참가기업과 맞춰 두면, 승인 한도 설정부터 매칭 운영, 당일 출석 관리, 결과보고서까지 숫자가 한 번에 맞아떨어집니다.
상담회 기획이나 결과보고 지표 설계가 고민이라면 행사 유형, 참가 규모, 보고해야 할 지표를 보내주세요. 운영 구조와 지표 정의를 함께 검토해 드립니다. 이메일(info@aness.ai)로 보내셔도 됩니다.