안녕하세요, 팀제로코드입니다.
지난 9월 15일부터 16일까지 이틀간, 문화체육관광부 주최·한국관광공사 주관 2026 관광기업 이음주간(2026 Tourism Connect Week)이 소피텔 앰배서더 서울에서 열렸습니다. 관광벤처기업, 지자체·지역관광기구(RTO), 민간기업, 투자사가 한 장소에 모여 B2G·B2B·투자·벤처 간 밋업을 진행한 자리입니다.
팀제로코드는 이 행사에서 성격이 다른 4개 상담회의 신청·매칭·일정·현장 안내·상담 기록을 하나의 시스템으로 운영했습니다. 매칭과 일정 관리는 아네스 비즈매칭이, 상담 기록과 상담일지 생성은 아네스노트(aness Note)가 담당했습니다.
운영 성과 요약
| 항목 | 결과 |
|---|---|
| 동시 운영 상담회 | 4개 (B2G·B2B·투자·관광벤처 간) |
| 운영 테이블 | 71개 (1일차 35개, 2일차 36개) |
| 확정 매칭 | 349건 |
| 현장 노쇼 | 0건 |
| 상담일지 전달 | 행사 종료 후 3영업일 (주관기관 검토 완료본) |
| 주관기관 결과보고서 | 전체 상담 데이터 분석본 별도 제출 |
상담회는 규모가 커질수록, 그리고 상담회 수가 늘어날수록 운영 난이도가 기하급수적으로 높아집니다. 이번 이음주간은 그 복잡도를 시스템으로 제어할 수 있음을 확인한 사례입니다. 이 글에서는 운영 담당자 관점에서 미팅 전(사전 매칭 설계), 미팅 직전·당일(알림과 현장 운영), 미팅 후(상담일지와 성과보고) 세 단계로 실제 운영 구조를 정리합니다.
이틀 동안 동시에 운영한 4개 상담회
이음주간의 상담 프로그램은 단일 상담회가 아니었습니다.
참가 대상과 공간이 다른 4개 상담회가 같은 시간대에 병렬로 진행됐습니다.
| 일차 | 공간 | 상담회 | 상담 테이블 |
|---|---|---|---|
| 1일차 오후 | 바스티유룸 | 1:1 B2G 비즈니스 밋업 | 25개 |
| 콩코드룸 | 1:1 B2B 비즈니스 밋업 | 10개 | |
| 2일차 | 그랜드볼룸 A+B홀 | 투자상담회 | 24개 |
| 그랜드볼룸 C홀 | 1:1 관광벤처 간 밋업 | 12개 | |
| 합계 (1일차 35개 · 2일차 36개) | 71개 | ||
첫날 오후에는 두 개 룸에서 35개 테이블이, 둘째 날에는 그랜드볼룸 양측에서 36개 테이블이 동시에 가동됐습니다. 합계 71개 테이블입니다.
단일 상담회라면 '누가, 누구를, 몇 시에, 어느 테이블에서'만 맞추면 됩니다. 상담회가 넷으로 나뉘면 상담회별 참가 대상, 룸별 테이블 수, 참가자별 중복 일정이 한 행사 안에서 동시에 맞물려야 합니다. 엑셀 한 장으로 감당하기 어려운 규모이기 때문에, 네 상담회의 신청·매칭·테이블 배정·안내·기록을 단일 시스템에서 처리하는 구조로 설계했습니다.
1. 사전 매칭 설계: 참가율을 결정하는 단계
노쇼는 당일 알림만으로 막을 수 없습니다. 바쁜 기업 담당자가 상담회 현장에 직접 오도록 만드는 것은 '이 미팅이 우리 비즈니스에 실익이 있다'는 확신입니다. 그 확신은 주관기관의 짐작이 아니라 객관적 데이터에서 나와야 하고, 미팅 양측에 같은 무게로 주어져야 합니다.
아네스 비즈매칭은 새로운 기업·기관이 참가 신청을 할 때마다 기존 참가사 전체와 품목, 규모, 관심분야, 수요를 다층적으로 비교합니다. 비즈니스 핏이 높은 상위 기업을 선별하고, '왜 잘 맞는지'에 대한 구체적 근거를 붙여 추천합니다. 참가사가 추가될 때마다 추천은 자동으로 재계산됩니다.
추천 결과는 별도로 찾아볼 필요가 없습니다. 참가사가 시스템에 로그인하면 미팅 신청 가능 기업 목록이 표시되며, 추천 기업이 목록 최상단에 근거와 함께 노출됩니다. 참가사가 원하는 상대에게 미팅을 신청하고 상대가 수락하면 매칭이 확정되는 상호 수락 구조입니다.
사용자 인터뷰 결과, 미팅 전 단계에서 가장 높은 만족도를 보인 기능이 바로 이 추천 매칭이었습니다. 가장 많이 나온 반응은 다음 두 가지였습니다.
"바빠 죽겠는데 상대 기업 몇십, 몇백 개사 정보 열람하고 검토하지 않아도 되어서 좋았다.”
"내가 미처 생각하지 못했던 협업 기회가 있었다."
상담회를 앞둔 담당자에게 수백 개 참가사 목록은 검토 부담이자 기회 손실 요인입니다. 하나씩 열어볼 시간은 없고, 훑어보면 정작 잘 맞는 상대를 놓칩니다. 근거가 붙은 추천은 검토 시간과 기회 손실을 동시에 줄입니다.
2. 알림과 현장 운영: 3단계 안내와 스크린·출석·기록
알림은 세 시점으로 나누어 발송했습니다.
| 시점 | 내용 | 방식 |
|---|---|---|
| ①매칭 확정 즉시 | 미팅 일정·장소 안내 | 문자·메일 자동 발송 |
| ②미팅 전날 | 참가자별 최종 시간표 | 문자·메일 발송 |
| ③미팅 당일 | 각 미팅 10분 전 리마인드 | 참가자 일정 기준 문자 자동 발송 |
한 담당자가 여러 미팅을 연달아 소화하더라도 다음 미팅을 놓치지 않도록 설계한 구조입니다.
알림 빈도가 높으면 참가사가 부담을 느끼지 않겠느냐는 우려가 있을 수 있습니다. 결과는 반대였습니다. 참가자가 이 자리를 '억지로 불려 나가는 현장'이 아니라 '우리 비즈니스를 키울 수 있는 자리', '실적을 올릴 수 있는 자리'로 인식하면 알림의 의미가 달라집니다. 상대가 미팅을 수락했다는 알림도, 곧 미팅이 시작된다는 리마인드도 반가운 소식이 됩니다. 사전 매칭 단계에서 만든 기대감이 알림 단계에서 실효를 낸 것입니다.
이틀간 노쇼는 한 건도 없었습니다. 현장에서 가장 인상적이었던 장면은, 미팅이 진행되는 동안 다음 회차 참가자들이 미리 도착해 대기하며 자료를 정리하던 모습입니다.
현장 운영은 세 가지를 시스템으로 처리했습니다.
상담장 스크린: 현재 회차의 기업명·상대 기관·테이블 번호를 표시하고, 회차 전환 시 다음 배정표로 자동 전환
출석 관리: 현장에서 즉시 시스템에 기록해 회차별 참석 현황을 실시간 확인
상담 기록: 모든 테이블에 B2B 상담용 아네스노트를 1대씩 배치. 대화를 기록하고 상담 종료 즉시 요약·핵심 포인트·액션 아이템이 담긴 상담일지 초안을 생성. 참가자는 받아 적을 필요 없이 대화에만 집중
3. 상담일지와 성과보고: 3영업일 만에 도착한 후속 자료
밋업 종료 후 3영업일 만에, 주관기관 최종 검토를 마친 상담일지를 모든 참가자에게 전달했습니다.
현장에서 종이에 몇 줄 적어 제출하던 상담일지와는 성격이 다릅니다. 아네스노트로 기록한 대화뿐 아니라 각 기업이 미팅 전 제출한 자료까지 함께 분석했습니다. 그 결과 대화 요약과 액션 아이템에 더해 다음 내용을 담았습니다.
미팅 중 미처 어필하지 못한 내용
양측 모두 인지하지 못한 협업 기회
후속 메일에서 가장 먼저 제안해야 할 사항
20분 남짓한 미팅에서 준비한 내용을 모두 전달하기는 어렵습니다. 사전 제출 자료와 실제 대화를 나란히 놓고 분석하면, 했어야 했는데 하지 못한 이야기와 양측이 놓친 가능성이 드러납니다. 미팅은 20분으로 끝나더라도 그 시간이 실제 거래로 이어지도록 뒤에서 채우는 것이 상담일지의 역할입니다.
상담일지는 미팅한 양측에 동일한 내용으로 전달했고, 주관기관에는 행사 전체 상담 데이터를 집계·분석한 결과보고서를 별도로 제출했습니다.
상담회 운영사에 드리는 세 가지 제안
이틀간의 운영에서 확인한 내용을 운영 관점의 제안으로 정리합니다.
첫째, 노쇼 대책은 알림이 아니라 매칭 품질에서 시작해야 합니다.
참가자가 미팅에 기대를 가져야 알림이 제 역할을 합니다. 알림 횟수를 늘리기 전에, 매칭의 근거를 참가자에게 보여줄 수 있는지 먼저 점검해 보시기 바랍니다.
둘째, 참가사에게 수백 개 회사 목록을 직접 검토하게 두지 않아야 합니다.
근거가 붙은 추천을 최상단에 제시하면 참가사의 검토 시간은 줄고, 예상하지 못한 상대를 만날 기회는 늘어납니다.
셋째, 상담회가 여러 개로 나뉘어도 운영 시스템은 하나여야 합니다.
상담회별로 따로 관리하면 같은 시간대의 중복 일정과 변경 사항을 서로 맞추기 어렵습니다. 신청·매칭·배정·안내·기록이 같은 데이터를 참조해야 변경이 한 번에 반영됩니다.
상담회의 성과는 무엇으로 측정해야 하는가
상담회의 성과는 오랫동안 '몇 건의 미팅이 있었고, 얼마의 거래가 논의되었는가'로 측정돼 왔습니다.
그러나 정작 중요한 것은 그 대화에서 무엇이 오갔고 어디까지 이어졌는가입니다. 349건의 매칭은 시작점입니다. 그 대화들이 후속 메일로, 두 번째 미팅으로, 실제 거래로 이어질 때 상담회는 비로소 제 역할을 다한 것입니다.
팀제로코드는 아네스로 매칭부터 통역, 기록, 성과보고까지 하나의 시스템으로 연결해, 행사장에서 사라지던 대화를 기관과 기업의 자산으로 남기는 일에 집중하고 있습니다.
도입 시연 안내
아네스 비즈매칭은 2026년 10월 고도화 버전 출시를 앞두고 있습니다. 2027년 1분기 상담회 도입을 검토하시는 기관·운영사를 대상으로 시연을 진행합니다. 행사 규모, 상담회 수, 기존 접수 방식을 알려주시면 귀 행사에 맞는 운영 구성을 함께 검토해 드립니다.