영문 견적서(Quotation) 양식과 작성법 — 필수 항목 12가지 + 작성 예시·이메일 문안

작성일: 2026년 10월 22일 · 최종 검증일: 2026년 10월 22일

작성 기준: 국내 수출 실무 관행, 국제상업회의소(ICC) 인코텀즈 2020, 자사 수출상담회·바이어 상담 운영 경험

작성 주체: 해외 바이어 상담용 AI 통역·기록 서비스 아네스노트를 만드는 팀제로코드

유의 사항: 이 글의 양식과 문구는 실무 예시입니다. 계약상 효력, 세무 처리, 결제 조건은 거래 상대와 법무·세무 전문가와 확인하세요. 금액·환율·기간 예시는 이해를 돕기 위한 가정값입니다.

Quotation(견적서)은 판매자(수출자)가 구매자(바이어)에게 특정 상품의 가격·수량·거래 조건을 정해진 기간 동안 유효하게 제시하는 문서입니다. 영어로는 Quotation, Quote, Price Quotation이라고 하며, 바이어의 견적 요청(RFQ, Request for Quotation)에 대한 답으로 보내는 것이 일반적입니다. 흔히 quatation, quoatation으로 잘못 쓰지만 올바른 철자는 quotation입니다.

해외 바이어와의 첫 거래는 대부분 견적서에서 시작됩니다. 그런데 단가만 적고 통화·인코텀즈·유효기간을 빠뜨린 견적서는 “이 가격이 FOB인가요, CIF인가요?”, “지금도 유효한가요?” 같은 질문을 부르고, 나중에는 가격 분쟁으로 이어집니다. 잘 만든 견적서 한 장은 바이어가 내부 결재에 그대로 올릴 수 있는 문서가 됩니다.

이 글은 영문 견적서를 처음 쓰거나 지금 양식을 점검하려는 수출 실무자를 위해 썼습니다. RFQ를 받은 순간부터 견적 발송, 팔로업, 가격 협상, Proforma Invoice 전환까지 실제 업무 순서대로 정리했습니다.

📍 이 글에서 바로 찾기

• RFQ를 방금 받았다면: 견적 업무 순서 → 견적 전 바이어에게 확인할 10가지

• 지금 견적서를 써야 한다면: 필수 항목 12가지 → 업종별 사양 작성 예시 → 완성 예시

• 보내고 답이 없다면: 팔로업 일정 → 이메일 문안

• 할인을 요구받았다면: 가격 협상 대응

• 주문이 확정됐다면: 견적서에서 Proforma Invoice로

⏱️ 3분 요약

1. 견적서의 핵심은 “가격 + 조건 + 기간”이다. 단가만큼 중요한 것이 통화, 인코텀즈, 결제 조건, 납기, 유효기간이다.

2. 견적을 쓰기 전에 바이어에게 먼저 묻는다. 수량, 목적지, 원하는 인코텀즈, 인증, 납기를 모르고 쓴 견적은 수정 견적만 늘린다.

3. 필수 항목은 12가지다. 판매자·구매자 정보, 견적 번호·날짜, 유효기간, 품목 명세, 수량·단위, 단가·통화, 합계, 가격 조건, 결제 조건, 납기·선적, 포장·기타 조건.

4. 가격 조건은 “조건 + 지정 장소 + Incoterms® 2020”으로 쓴다. 예: FOB Busan Port, Korea (Incoterms® 2020)

5. 보낸 뒤가 더 중요하다. 발송 후 3~5일, 10일, 만료 7일 전에 팔로업하고, 견적 관리대장으로 상태를 추적한다.

6. 할인은 조건과 바꾼다. 수량 증가, 선금 비율, 납기 여유 같은 교환 조건 없이 단가만 내리지 않는다.

7. 계좌 정보는 Proforma Invoice에 적는다. 견적서는 PDF로 번호를 붙여 관리한다.

📖 Quotation 뜻과 비슷한 문서들의 차이

견적서는 영어로 무엇이라고 하나요?

가장 일반적인 표현은 Quotation이고, 줄여서 Quote라고도 합니다. 문서 제목에는 “QUOTATION” 또는 “PRICE QUOTATION”을 쓰고, 이메일에서는 “Please find attached our quotation.”(견적서를 첨부합니다)처럼 씁니다. 바이어가 보내는 견적 요청서는 RFQ(Request for Quotation)라고 합니다.

Quotation·Quote·Estimate·Proforma Invoice·Commercial Invoice 차이

일반적인 흐름은 RFQ → Quotation → (협상·수정 견적) → PO 또는 PI → 선금 → 생산·선적 → Commercial Invoice·Packing List·B/L입니다. 견적서는 이 흐름의 첫 문서라, 여기서 정한 조건이 PI와 계약서로 그대로 이어집니다.

🧭 견적 업무 순서 — RFQ 접수부터 팔로업까지

견적 전에 바이어에게 확인할 10가지

정보가 부족한 상태에서 견적을 내면 가격이 맞지 않아 수정 견적이 늘어나고, 바이어는 그 사이 다른 공급자로 넘어갑니다. RFQ에 아래 항목이 없다면 먼저 물어보세요.

RFQ 접수 회신 메일 예시

Subject: RE: RFQ – Stainless Tumbler 500ml

Dear Mr. Ali,

Thank you for your inquiry. We will send you our quotation by 24 October.
To prepare the most accurate offer, could you please confirm the following?
1. Estimated quantity for the first order
2. Destination port
3. Preferred Incoterms (FOB or CIF)
4. Any customization (logo printing, packaging)

Best regards,
[Name] | [Title] | [Company]

✅ 영문 견적서 필수 항목 12가지

1. 판매자 정보 (Seller)

회사명은 사업자등록증의 영문 상호와 똑같이 씁니다. 견적서·PI·인보이스의 회사명이 조금씩 다르면 바이어 측 은행·세관에서 확인 요청이 옵니다. 담당자 직통 이메일과 전화번호를 넣어 바이어가 바로 질문할 수 있게 하세요.

2. 구매자 정보 (Buyer)

바이어 회사명과 담당자 이름·직함을 정확히 적습니다. “Attn: Mr. John Smith, Purchasing Manager”처럼 담당자를 명시하면 바이어 내부에서 견적이 다른 부서로 흘러가는 일을 줄일 수 있습니다.

3. 견적 번호·발행일 (Quotation No. / Date)

“Q-연도-일련번호”처럼 규칙을 정해 매번 같은 형식으로 씁니다. 수정 견적은 Q-2026-001 Rev.1처럼 표시하고, “This quotation supersedes Q-2026-001.”(이 견적은 Q-2026-001을 대체합니다) 문구를 넣어 이전 견적을 무효로 만드세요.

날짜는 22 Oct 2026처럼 월을 영문으로 쓰는 것이 안전합니다. 10/11/2026은 미국식(월/일)으로 읽으면 10월 11일, 유럽식(일/월)으로 읽으면 11월 10일이 됩니다.

4. 유효기간 (Validity)

견적이 언제까지 유효한지 날짜로 적습니다. 통상 30일을 많이 쓰고, 원자재·운임 변동이 큰 품목은 14~15일로 줄입니다. 운임 포함 조건(CIF·DAP 등)은 운임 부분만 유효기간을 따로 두는 방법도 있습니다.

“This quotation is valid until 21 Nov 2026. Prices are subject to change thereafter.”
(이 견적은 2026년 11월 21일까지 유효하며, 이후 가격은 변경될 수 있습니다.)

“Freight charges are valid for 14 days and may be adjusted according to the market.”
(운임은 14일간 유효하며 시장 상황에 따라 조정될 수 있습니다.)

5. 품목 명세 (Description / Specification)

품번(Item Code), 품명, 규격(크기·용량·재질·색상), 인증, 포장 단위를 바이어가 다른 공급자의 견적과 비교할 수 있을 만큼 구체적으로 씁니다. 수입국 관세를 미리 확인하려는 바이어를 위해 HS코드를 함께 적으면 신뢰도가 올라갑니다. 업종별 작성 예시는 아래 “업종별 사양 작성 예시”를 참고하세요.

6. 수량·단위 (Quantity / Unit / MOQ)

단위(pcs, sets, cartons, kg)를 문서 전체에서 하나로 통일합니다. 최소 주문 수량(MOQ)은 “500 pcs per color” 또는 “USD 5,000 per order”처럼 수량 기준인지 금액 기준인지 분명히 씁니다.

7. 단가·통화 (Unit Price / Currency)

통화는 “USD”, “EUR”처럼 ISO 통화 코드로 씁니다. “$”는 미국 달러인지 다른 나라 달러인지 헷갈릴 수 있습니다. 소수점 자리수는 품목 전체에서 통일하세요(예: 소수점 둘째 자리).

수량에 따라 단가가 달라진다면 구간별 단가(Tier Pricing)를 표로 보여주는 것이 협상에 유리합니다.

8. 금액·합계 (Amount / Total)

각 줄의 금액(수량 × 단가), 소계, 할인, 추가 비용(금형비·로고 셋업비·인증 비용), 최종 합계를 나눠 적습니다. 일회성 비용은 단가에 섞지 말고 별도 줄로 써야 재주문 때 혼선이 없습니다.

9. 가격 조건 (Price Terms / Incoterms)

단가가 어디까지의 비용을 포함하는지 정하는 가장 중요한 항목입니다. “조건 + 지정 장소 + Incoterms® 2020” 형식으로 씁니다.

• FOB Busan Port, Korea (Incoterms® 2020)

• CIF Ho Chi Minh City Port, Vietnam (Incoterms® 2020)

• FCA Incheon International Airport, Korea (Incoterms® 2020)

바이어가 조건을 정하지 않았다면 FOB 가격을 기본으로 주고 “CIF 가격은 목적항을 알려주시면 드리겠다”고 덧붙이는 방식이 무난합니다. 조건별 비용·위험 분담은 FOB·CIF·EXW 차이 한눈에에서 정리했습니다.

10. 결제 조건 (Payment Terms)

결제 방식, 비율, 시점을 함께 씁니다. 처음 거래하는 바이어에게는 선금 비율을 두는 것이 일반적입니다.

결제 방식별 위험과 장단점은 해외 결제·송금 옵션 비교: L/C·T/T·OA를 참고하세요.

11. 납기·선적 (Lead Time / Shipment)

납기는 기산점(무엇을 받은 날부터)과 단위(달력일·영업일)를 함께 씁니다.

“35-40 calendar days after receipt of deposit and final artwork approval.”
(선금 입금과 최종 디자인 승인 후 35~40일)

선적항(Port of Loading)과 부분 선적·환적 허용 여부(Partial shipment / Transshipment allowed)도 필요하면 적습니다. 연휴(설·추석)가 생산 기간에 걸리면 “excluding public holidays in Korea”를 넣어 두세요.

12. 포장·기타 조건과 서명 (Packing / Other Terms / Signature)

• 포장(Packing): 내포장·외포장 단위, 카톤당 수량, 카톤 크기·무게(CBM, G.W.)

• 샘플(Samples): 무상·유상, 수량, 배송비 부담

• 보증(Warranty): 기간, 기산일, 보증 범위와 제외 사항

• 포함·제외(Inclusions / Exclusions): 가격에 포함된 것과 포함되지 않은 것(운임, 보험, 수입 관세, 은행 수수료 등)

• 서명(Authorized Signature): 권한 있는 담당자의 이름·직함·서명

있으면 더 좋은 항목

• 원산지(Country of Origin: Republic of Korea)

• 인증(CE, FDA, KC, Halal 등)과 시험성적서 제공 여부

• 견적 근거가 된 바이어 요청 번호(Your Ref. / RFQ No.)

• 가격 조정 조항(원자재·환율 변동 시)

• 컨테이너 적재 수량(20ft·40ft에 몇 카톤이 들어가는지) — 바이어가 물류비를 계산할 때 가장 먼저 찾는 정보

🧪 업종별 사양(Specification) 작성 예시

바이어가 견적을 비교할 때 가장 먼저 보는 것은 단가가 아니라 “같은 물건인가”입니다. 업종별로 빠뜨리기 쉬운 사양 항목을 정리했습니다.

🧾 영문 견적서 작성 예시 (완성본)

[Your Company Name Co., Ltd.]
[Address, Seoul, Republic of Korea] | Tel: +82-2-000-0000 | Email: sales@yourcompany.com

QUOTATION
Quotation No.: Q-2026-001 | Date: 22 Oct 2026 | Valid Until: 21 Nov 2026
Your Ref.: RFQ-ABC-0915 | Currency: USD

To: ABC Trading LLC, Dubai, UAE
Attn: Mr. Ahmed Ali, Purchasing Manager

Terms and Conditions
1. Price Terms: FOB Busan Port, Korea (Incoterms® 2020)
2. Payment Terms: T/T 30% in advance, 70% before shipment
3. Lead Time: 35-40 calendar days after receipt of deposit and artwork approval
4. MOQ: 500 pcs per color
5. Packing: 1 pc per gift box, 40 pcs per export carton (0.08 CBM, G.W. 18 kg)
6. Samples: 2 pcs free of charge; courier cost on buyer's account
7. Warranty: 12 months from shipment date against manufacturing defects
8. Inclusions: Standard export packing, export customs clearance
9. Exclusions: Ocean freight, insurance, import duties and taxes, bank charges outside Korea
10. Validity: This quotation is valid until 21 Nov 2026.
11. Remarks: Bank details will be provided on the Proforma Invoice.

Authorized Signature: ______________________
[Name], [Title], [Your Company Name Co., Ltd.]

샘플 주문용 간이 견적서 예시

바이어가 본 주문 전에 샘플을 몇 개만 사겠다고 하면, 운송비가 제품값보다 커지는 경우가 많습니다. 샘플 견적은 짧게, 배송비를 분리해서 씁니다.

SAMPLE QUOTATION | Q-2026-001-S | 22 Oct 2026 | Valid Until: 5 Nov 2026
Item: Stainless Tumbler 500ml, Black & White, 2 pcs each (4 pcs)
Sample Price: USD 6.00/pc x 4 = USD 24.00
Courier (DHL Express to Dubai, estimated): USD 65.00
Total: USD 89.00, Price Terms: CPT Dubai (Incoterms® 2020)
Payment: 100% in advance by PayPal or T/T
Note: The sample cost will be deducted from your first bulk order of 1,000 pcs or more.

마지막 줄처럼 “본 주문 시 샘플 비용 차감”을 넣으면 바이어의 샘플 구매 부담을 줄이면서 본 주문을 유도할 수 있습니다. 운송사 견적은 실제 무게·부피로 다시 확인하세요.

📋 복사해서 쓰는 영문 견적서 템플릿

아래 텍스트를 워드·구글 문서에 붙여넣고 대괄호 부분만 바꾸면 됩니다.

[YOUR COMPANY NAME CO., LTD.]
[Address] | Tel: [ ] | Email: [ ] | Web: [ ]

QUOTATION
Quotation No.: [Q-YYYY-000] Date: [DD Mon YYYY] Valid Until: [DD Mon YYYY]
Your Ref.: [RFQ No.] Currency: [USD]

To: [Buyer Company Name], [City, Country]
Attn: [Name], [Title]

Dear [Mr./Ms. Name],
Thank you for your inquiry. We are pleased to quote as follows:

No. | Item Code | Description | Specification | HS Code | Qty | Unit Price | Amount
1 | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ]
Subtotal: [ ]
Discount: [ ]
Other Charges: [ ]
TOTAL ([Incoterms] [Named Place]): [Currency] [ ]

TERMS AND CONDITIONS
1. Price Terms: [FOB Busan Port, Korea (Incoterms® 2020)]
2. Payment Terms: [T/T 30% in advance, 70% before shipment]
3. Lead Time: [00-00 days after receipt of deposit]
4. MOQ: [ ]
5. Packing: [ ]
6. Port of Loading: [ ]
7. Samples: [ ]
8. Warranty: [ ]
9. Inclusions: [ ]
10. Exclusions: [ ]
11. Validity: This quotation is valid until [DD Mon YYYY].

We look forward to your order.
Authorized Signature: ______________________
[Name], [Title]

🗣️ 조건별 영어 표현 모음

컨테이너 적재 수량은 카톤 크기와 무게로 계산한 예시입니다. 실제 적재 수량은 포워더와 확인하세요.

✉️ 견적서 발송·팔로업 이메일 문안

① 첫 견적 발송

Subject: Quotation Q-2026-001 for Stainless Tumbler 500ml – [Your Company]

Dear Mr. Ali,

Thank you for your inquiry dated 15 October. Please find attached our quotation Q-2026-001 for the Stainless Tumbler 500ml.

Key terms:
- Price: USD 4.85/pc, FOB Busan Port, Korea (Incoterms® 2020)
- Payment: T/T 30% in advance, 70% before shipment
- Lead time: 35-40 days after deposit
- Valid until: 21 Nov 2026

We would be happy to send samples or arrange a video call to discuss the details.

Best regards,
[Name] | [Title] | [Company] | [Phone]

본문에 핵심 조건 4가지(단가·인코텀즈, 결제, 납기, 유효기간)를 요약하면 바이어가 첨부 파일을 열지 않아도 내부 공유가 쉬워집니다.

② 무응답 1차 팔로업 (발송 3~5일 후)

Subject: Following up on Quotation Q-2026-001

Dear Mr. Ali,

I hope you have received our quotation Q-2026-001 sent on 22 October. Please let me know if you have any questions about the price or specifications. If it helps, we can also prepare a CIF quotation to your port.

Best regards,
[Name]

③ 2차 팔로업 (발송 10일 후)

Subject: Samples available – Stainless Tumbler 500ml

Dear Mr. Ali,

To help with your evaluation, we can send you samples of the black and white versions this week. Would you also be available for a short video call to go over the details? Please let me know a convenient time.

Best regards,
[Name]

④ 수정 견적 발송

Subject: Revised Quotation Q-2026-001 Rev.1 – Updated quantity

Dear Mr. Ali,

As discussed, please find attached our revised quotation Q-2026-001 Rev.1 reflecting the increased quantity of 5,000 pcs. The unit price has been adjusted to USD 4.50/pc. This revised quotation supersedes the previous one.

Best regards,
[Name]

⑤ 유효기간 만료 전 리마인드 (만료 7일 전)

Subject: Reminder – Quotation Q-2026-001 valid until 21 Nov

Dear Mr. Ali,

I would like to remind you that our quotation Q-2026-001 is valid until 21 November. If you need any further information or adjustments, please let me know. We would be glad to reserve the production slot for your order.

Best regards,
[Name]

바이어 미팅 직후 보내는 후속 메일은 상담에서 나온 조건을 그대로 견적서에 반영하는 것이 핵심입니다. 화상 미팅 진행 요령은 영어 못해도 해외 바이어 화상 미팅 진행하는 법을 참고하세요.

💬 가격 협상 대응 — 할인을 요구받았을 때

바이어의 “가격이 비싸다”는 말은 거래를 끝내자는 신호가 아니라 협상의 시작인 경우가 많습니다. 원칙은 단가만 내리지 말고 조건과 바꾸는 것입니다.

먼저 확인할 것

• 비교 기준이 같은가: 다른 견적이 FOB인지 EXW인지, 포장·인증이 같은지 확인합니다. “Could you share which Incoterms and specifications the other offer is based on?”

• 목표 가격이 있는가: “What price level would work for you?”

• 수량이 바뀔 수 있는가: 수량이 늘면 구간별 단가를 적용할 근거가 생깁니다.

할인과 바꿀 수 있는 조건

할인이 어려울 때 쓰는 문장

“We understand your concern. However, our price reflects SUS304 material and individual quality inspection. Instead of reducing the unit price, we can offer free logo printing for this order.”
(우려하시는 점 이해합니다. 다만 저희 가격은 SUS304 소재와 전수 검사를 반영한 것입니다. 단가 인하 대신 이번 주문에 로고 인쇄를 무상으로 제공해 드릴 수 있습니다.)

🔁 견적서에서 Proforma Invoice로 — 무엇이 바뀌나

바이어가 주문을 확정하면 견적서를 바탕으로 Proforma Invoice(PI)를 발행합니다. 견적서 내용을 그대로 옮기되, 아래 항목이 바뀌거나 추가됩니다.

PI의 바이어 정보와 금액은 바이어 국가에서 송금·수입 허가 서류에 그대로 쓰이므로, 바이어에게 정식 수입자 명칭과 주소를 받아 정확히 적으세요.

🗂️ 견적 관리대장 — 보낸 견적을 추적하는 법

견적을 보내고 기록하지 않으면 누가 언제 만료되는지, 어떤 바이어에게 팔로업해야 하는지 놓치게 됩니다.

실주 사유를 3개월만 모아도 “가격 때문에 지는지, 납기 때문에 지는지”가 보이고, 다음 견적 전략을 바꿀 근거가 됩니다. 바이어 상담 기록을 관리하는 방법은 바이어 상담 기록 관리 4방식 비교에서 다뤘습니다.

🚫 피해야 할 표현과 대체 문구

💰 견적 가격은 어떻게 정하나 — FOB 단가 구성 예시

견적 단가가 원가와 마진, 수출 비용을 모두 반영하는지 확인하세요. 아래는 FOB 단가를 만드는 구성 예시이며, 숫자는 이해를 돕기 위한 가정값입니다.

환율이 움직이면 원화 기준 마진이 그대로 흔들리므로, 견적서에 기준 환율을 적거나 유효기간을 짧게 잡는 방식으로 위험을 줄입니다. 할인 협상을 대비해 마진 안에서 “최대 할인 가능 폭”을 미리 정해 두면 상담 중에 즉답할 수 있습니다.

🔒 견적서와 결제 사기 — 계좌 정보는 어디에?

무역 거래에서는 거래 메일을 가로채 계좌 번호를 바꿔치기하는 이메일 사기가 꾸준히 발생합니다. 견적서는 여러 사람에게 전달되기 쉬운 문서이므로 아래 원칙을 지키세요.

• 계좌 정보는 견적서가 아니라 Proforma Invoice에 적습니다.

• 계좌가 바뀌었다는 메일을 받거나 보낼 때는 전화·화상으로 따로 확인하도록 바이어와 미리 약속합니다.

• 견적서는 PDF로 보내고, 원본 엑셀 파일은 내부에만 보관합니다.

• 메일 서명과 견적서의 회사명·도메인이 일치하는지 바이어가 확인할 수 있게 합니다.

⚠️ 자주 하는 실수 12가지

1. 바이어 조건을 확인하지 않고 견적을 낸다 — 수량·목적지가 바뀌면 처음부터 다시 써야 합니다.

2. 인코텀즈 없이 단가만 적는다 — 바이어가 FOB인지 CIF인지 몰라 비교 자체를 못 합니다.

3. 유효기간을 쓰지 않는다 — 몇 달 뒤 옛 가격으로 주문이 들어옵니다.

4. 통화를 “$”로만 쓴다 — USD, SGD, AUD, HKD가 모두 달러입니다.

5. 날짜를 숫자로만 쓴다 — 10/11은 나라마다 다르게 읽힙니다.

6. 일회성 비용을 단가에 섞는다 — 재주문 때 단가 협상이 꼬입니다.

7. 납기의 기산점이 없다 — “45 days”가 발주일부터인지 선금 입금일부터인지 다툼이 생깁니다.

8. 포함·제외 항목을 적지 않는다 — 은행 수수료, 수입 관세를 누가 내는지 다툼이 생깁니다.

9. 수정 견적 번호를 구분하지 않는다 — 바이어가 옛 견적으로 PO를 냅니다.

10. 엑셀 원본을 그대로 보낸다 — 수정이 쉬워 위·변조 위험이 있고, 원가 계산 시트가 따라가기도 합니다.

11. 보내고 팔로업하지 않는다 — 바이어는 여러 공급자에게 동시에 견적을 받고 있습니다.

12. 상담에서 합의한 조건을 빠뜨린다 — 미팅에서 말한 샘플·할인 조건이 견적서에 없으면 신뢰가 떨어집니다.

✅ 발송 전 체크리스트

• RFQ의 요청 사항(수량·사양·조건)에 모두 답했는가

• 판매자·구매자 회사명이 사업자등록·바이어 정보와 일치하는가

• 견적 번호와 발행일, 유효기간(날짜)을 적었는가

• 날짜를 “22 Oct 2026” 형식으로 썼는가

• 통화를 ISO 코드(USD, EUR)로 썼는가

• 수량 × 단가 = 금액, 합계를 다시 계산했는가

• 단위(pcs, sets, cartons)를 통일했는가

• 인코텀즈를 “조건 + 지정 장소 + Incoterms® 2020”으로 썼는가

• 결제 조건의 방식·비율·시점을 적었는가

• 납기의 기산점과 단위(달력일·영업일)를 적었는가

• 포장, 샘플, 보증, 포함·제외 항목을 적었는가

• 바이어 미팅에서 합의한 조건이 모두 반영되었는가

• PDF로 변환하고 파일명을 Quotation_회사명_바이어_YYYYMMDD 형식으로 정했는가

• 계좌 정보를 견적서에 넣지 않았는가

• 권한 있는 담당자가 서명했는가

• 견적 관리대장에 기록하고 팔로업 날짜를 정했는가

🙋 자주 묻는 질문 (FAQ)

Q1. Quotation 뜻은 무엇인가요?

판매자가 구매자에게 특정 상품의 가격·수량·거래 조건을 정해진 기간 동안 유효하게 제시하는 견적서입니다. 무역에서는 바이어의 견적 요청(RFQ)에 대한 답으로 보내는 문서를 말합니다.

Q2. 견적서를 영어로 뭐라고 하나요?

Quotation 또는 Quote라고 합니다. 문서 제목은 “QUOTATION” 또는 “PRICE QUOTATION”으로 쓰고, 이메일에서는 “Please find attached our quotation.”처럼 표현합니다.

Q3. Quotation과 Quote는 다른가요?

같은 의미로 쓰입니다. Quotation이 조금 더 격식 있는 표현이라 문서 제목에 많이 쓰고, Quote는 대화나 이메일에서 많이 씁니다.

Q4. 견적서와 Proforma Invoice는 무엇이 다른가요?

견적서는 가격과 조건을 제안하는 문서이고, Proforma Invoice(PI)는 주문이 합의된 뒤 선금 송금이나 수입 허가 신청에 쓰는 문서입니다. PI에는 확정 수량·금액과 결제 계좌가 들어가고, 바이어가 서명해 계약서를 대신하기도 합니다.

Q5. 견적서 유효기간은 얼마로 해야 하나요?

통상 30일을 많이 씁니다. 원자재·운임·환율 변동이 큰 품목은 14~15일로 줄이고, 유효기간은 일수가 아니라 만료 날짜로 적는 것이 명확합니다.

Q6. 견적서에 꼭 들어가야 할 항목은 무엇인가요?

판매자·구매자 정보, 견적 번호·발행일, 유효기간, 품목 명세, 수량·단위, 단가·통화, 금액·합계, 가격 조건(인코텀즈), 결제 조건, 납기·선적, 포장·기타 조건과 서명의 12가지입니다.

Q7. 견적서 단가는 어떤 통화로 써야 하나요?

바이어와 합의한 결제 통화로 씁니다. 대부분 USD를 쓰고, 유럽은 EUR, 일본은 JPY를 요구하기도 합니다. “$” 기호 대신 USD 같은 ISO 통화 코드를 쓰세요.

Q8. 견적서에도 인코텀즈를 써야 하나요?

반드시 써야 합니다. 같은 단가라도 FOB인지 CIF인지에 따라 운임·보험을 누가 내는지가 달라집니다. “FOB Busan Port, Korea (Incoterms® 2020)”처럼 조건, 지정 장소, 버전을 함께 씁니다.

Q9. 견적서에 계좌 번호를 넣어도 되나요?

권하지 않습니다. 견적서는 여러 사람에게 전달되기 쉬워 계좌 바꿔치기 사기의 표적이 될 수 있습니다. 계좌 정보는 주문 확정 후 Proforma Invoice에 적고, 계좌 변경은 전화·화상으로 별도 확인하세요.

Q10. 견적서는 엑셀로 보내야 하나요, PDF로 보내야 하나요?

PDF로 보내는 것이 안전합니다. 엑셀은 수정이 쉽고 숨은 시트나 수식이 함께 전달될 수 있습니다. 바이어가 엑셀을 요청하면 계산 시트를 제외한 값만 담은 파일을 보내세요.

Q11. 수정 견적은 어떻게 표시하나요?

원래 견적 번호 뒤에 Rev.1, Rev.2를 붙이고, “This revised quotation supersedes all previous quotations.” 문구를 넣어 이전 견적을 무효로 만듭니다.

Q12. 견적서에 HS코드를 꼭 적어야 하나요?

필수는 아니지만 적는 것을 권합니다. 바이어가 수입 관세를 미리 계산할 수 있고, 이후 인보이스·통관 서류와 품목 분류를 맞추기 쉬워집니다.

Q13. 견적서를 보내면 그 가격에 꼭 팔아야 하나요?

견적서의 구속력은 문구와 적용되는 법에 따라 다릅니다. 유효기간 안에서 확정적으로 제안한다는 표현을 쓰면 바이어의 승낙만으로 계약이 성립한다고 볼 여지가 커지므로, 최종 확인이 필요하다면 “subject to our final confirmation”처럼 명시하고 중요한 거래는 법무 검토를 받으세요.

Q14. 견적 요청(RFQ)을 받으면 얼마 안에 답해야 하나요?

정해진 규칙은 없지만, 바이어는 여러 공급자에게 동시에 요청하는 경우가 많아 빠를수록 유리합니다. 바로 가격을 낼 수 없다면 받은 당일 “○일까지 견적을 드리겠다”고 회신하고, 빠진 조건을 함께 질문하세요.

Q15. 견적을 보냈는데 답이 없으면 어떻게 하나요?

발송 3~5일 뒤 수령 여부를 묻는 짧은 메일을 보내고, 10일 뒤 샘플이나 화상 미팅을 제안하고, 만료 7일 전에 유효기간을 안내하세요. 매번 새로운 정보(CIF 견적, 샘플, 생산 일정)를 함께 주면 단순 재촉보다 답을 받을 확률이 높아집니다.

Q16. 바이어가 할인을 요구하면 어떻게 대응하나요?

먼저 비교 대상 견적의 인코텀즈·사양이 같은지 확인하고, 할인은 수량 증가·선금 비율 상향·납기 여유·사양 조정 같은 조건과 바꿔서 제안하세요. 단가 인하가 어렵다면 무상 샘플이나 로고 인쇄처럼 원가 부담이 작은 혜택을 대신 제안할 수 있습니다.

Q17. 샘플 견적은 어떻게 쓰나요?

샘플 단가와 배송비(쿠리어)를 나눠 적고, 결제는 선불로 받는 것이 일반적입니다. “본 주문 시 샘플 비용 차감” 조건을 넣으면 바이어의 부담을 줄이면서 본 주문을 유도할 수 있습니다.

📚 참고 자료

• 국제상업회의소(ICC), Incoterms® rules — 가격 조건 표기 기준

• 견적 업무 순서, 확인 질문, 필수 항목 구성, 업종별 사양 예시, 작성 예시, 템플릿, 영어 표현, 이메일 문안, 협상 대응, 관리대장, 단가 구성 예시(가정값), 실수 목록은 수출 실무 관행과 자사 바이어 상담 운영 경험에 기반한 정리입니다

• 함께 보면 좋은 글: FOB·CIF·EXW 차이 한눈에, L/C·T/T·OA 결제 조건 비교, 바이어 상담 무역 용어 30, 해외 바이어 찾는 방법 7가지

결론 요약: 영문 견적서(Quotation)는 가격 + 조건 + 기간을 한 장에 담는 문서입니다. 견적을 쓰기 전에 수량·목적지·인코텀즈·인증·납기를 바이어에게 확인하고, 판매자·구매자 정보, 견적 번호·발행일, 유효기간, 품목 명세, 수량·단위, 단가·통화, 금액·합계, 가격 조건, 결제 조건, 납기·선적, 포장·기타 조건과 서명의 12가지를 빠짐없이 적으세요.

보낸 뒤에는 3~5일, 10일, 만료 7일 전에 팔로업하고, 할인 요구는 수량·선금·납기 같은 조건과 바꿔서 대응하세요. 계좌 정보는 Proforma Invoice에 넣고, 견적서는 PDF로 번호를 붙여 관리대장에 기록하세요.

바이어 미팅에서 합의한 단가·수량·납기가 견적서에 빠짐없이 반영되려면 상담 내용이 정확히 남아 있어야 합니다. 아네스노트는 해외 바이어와의 대화를 실시간 통역하면서 원문과 번역을 함께 기록해, 견적서 작성 때 조건을 그대로 옮길 수 있게 돕습니다. 가입 시 실시간 통역 1시간이 무료로 제공됩니다.